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Verfahrensdokumentation – Lästige Pflicht oder vielversprechende Chance?

Inhalt

Die Finanzverwaltung fordert zunehmend und nachdrücklich eine Verfahrensdokumentation (VFD) für alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Komplexität.

Sobald Sie in irgendeiner Form  IT in der Rechnungslegung einsetzen, muss diese Pflichtdokumentation nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vorliegen. Diese umfasst auch Vor- und Nebensysteme wie z.B. E-Mail-Clients, Kassen- und Warenwirtschaftssysteme, Zeiterfassungssysteme, Taxameter, etc.

Liegt keine vollständige Dokumentation vor, drohen Hinzuschätzungen. Diese betragen bis zu 10 % des Umsatzes. Die Rechtsprechung und Gesetzgebung unterstützt diesen Trend.

Im Rahmen der seit dem 01.01.2018 jederzeit unangekündigt möglichen Kassennachschau, in deren Rahmen immer häufiger die Vorlage der VFD gefordert wird, sind insbesondere bargeldintensive Betriebe von den Prüfungen betroffen. Es kann hier sogar

von der Kassen-Nachschau sofort in eine Betriebsprüfung übergegangen werden.

Die VFD ist neuer Prüfungsschwerpunkt:

  • Die Betriebsprüfer analysieren neuerdings Abläufe und Systeme.
  • Sie verlangen dazu diverse Unterlagen, Protokolle und ein dokumentiertes Internes- Kontroll-System.
  • Sie ziehen sich Daten aus den Vor- und Nebensystemen. Diese werden automatisiert untersucht.

Neben dieser Pflicht bietet die VFD aber auch zahlreiche Vorteile:

  • Erfüllung gesetzlicher Verpflichtung
  • Eventuelle Schuldbefreiung des Geschäftsführers im Haftungsfall
  • Störfallvermeidung
  • Erhöhung der Transparenz im Unternehmen
  • Vermeidung von Kopfmonopolen (durch einzigartiges Wissen unersetzbare Personen) 
  • Erkennung von Schwachstellen und Risiken
  • Werkzeug zur Kontrolle und Managementinformation
  • Werkzeug zur Prozessoptimierung
  • Identifizierung von Potenzialen im Unternehmen
  • Zeitersparnisse
  • Effizienzsteigerungen (auch in der Buchführung)

Machen wir gemeinsam die Pflicht zur Kür. Dank unserer Expertise in der IT-gestützten Rechnungslegung, dem Steuerrecht und der betriebswirtschaftlichen Beratung geben wir Ihnen nicht nur bei Betriebsprüfungen Sicherheit. Unsere Einblicke und Erfahrungen in die technischen und organisatorischen Maßnahmen helfen Ihnen bei der Identifizierung von Potenzialen. Verlieren Sie durch die Pflicht zur Erstellung einer VFD keine Zeit, sondern gewinnen Sie wertvolle Ressourcen und finden Sie mit uns weitere Möglichkeiten der Optimierung.

Aufgrund der Wichtigkeit dieser Maßnahmen hat der Staat Förderprogramme eingerichtet mit denen bis zu 50 % der Kosten gefördert werden können. Auch hier helfen wir Ihnen bei der Prüfung, Beantragung und Umsetzung.

Machen Sie noch heute unseren kostenlosen Schnelltest und lassen Sie sich Ihre individuelle Prüfungswahrscheinlichkeit berechnen! Diesen Test können Sie hier herunterladen und im Anschluss per Mail an aktuelles@birlo-richei.de senden. Sie bekommen innerhalb weniger Tage von uns eine Auswertung mit Ihrer persönlichen Gefährdungslage und ein unverbindliches Angebot zur Erstellung, Unterstützung oder Prüfung und Versionierung Ihrer VFD.

Über uns: Wir von Birlo-Richei & Partner sind Ihr Steuerberater in Cochem und Ulmen. Sollten Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen & Steuernewsbeiträgen haben, können Sie gerne mit uns in Kontakt treten!

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